Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit.
Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut.

a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :

1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

2. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.

Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu :

1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.

2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ).

3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :

1. Fungsi Penjualan

2. Fungsi Kas

3. Fungsi Gudang

4. Fungsi Pengiriman

5. Fungsi Akuntansi 

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.

5. Kuantitas produk yang yang dijual.

6. Otorisasi jabatan yang berwenang.

(Mulyadi, 1993:464-465)

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1. Faktur Penjualan Tunai

2. Pita Register Kas

3. Credit Card Sales Slip

4. Bill Of Lading

5. Faktur Penjualan COD

6. Bukti Setor Bank

7. Rekap Harga Pokok Penjualan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1. Jurnal Penjualan

2. Jurnal Penerimaan Kas

3. Jurnal Umum

4. Kartu Persediaan

5. Kartu Gudang

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1. Prosedur Order Penjualan

2. Prosedur Penerimaan Kas

3. Prosedur Penyerahan Barang

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai

5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

Organisasi

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.

2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi .

3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

4. Penerimaan order dari pembeli diotorisai oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.

5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.

6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.

7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktek yang Sehat

9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.

11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

( Mulyadi, 1993 : 472 – 473)

b. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang

Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan :

1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet).

2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut :

1. Melalui penagihan perusahaan

2. Melalui pos

3. Melalui lock box collection plan

Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu :

1. Fungsi Sekretariat.

Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

2. Fungsi Penagihan

Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3. Fungsi Kas

Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh.

4. Fungsi Akuntansi

Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.

5. Fungsi Pemeriksa Intern

Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi.

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :

1. Surat Pemberitahuan

2. Daftar Surat Pemberitahun

3. Bukti Setor Bank

4. Kuitansi

Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang disajikan sebagai berikut :

Organisasi

1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.

2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet).

4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

Praktek yang Sehat

6. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).

8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan ), harus diasuransikan (cash in safe dan cash in transit insurance).

(Mulyadi, 1993 : 492-493)

FLOWCHART PENDAPATAN

Job Decription Siklus Pendapatan

1. Konsumen

• Jika konsumen ingin melakukan transaksi dengan utang, maka konsumen harus membuat Surat Pernyataan Utang terlebih dahulu
• Membayar barang yang telah dibeli
• Memberikan barang

2. Bagian Kassa

• Menerima uang dari konsumen atas transaksi yang telah dilakukan
• Membuat faktur penjualan untuk diberikan kepada konsumen yang telah di beri stampel tanda lunas
• Membuat Surat Retur Penjualan saat konsumen melakukan retur

3. Bagian Piutang

• Menerima Surat Pernyataan Utang dari pelanggan
• Membuat daftar piutang
• Membuat Surat Persetujuan Piutang yang berisi batas tanggal pembayaran piutang serta telah di tanda tangani oleh pimpinan

4. Akuntan

• Melakukan pencatatan dari transaksi yang telah dilakukan (transaksi pembayaran, retur, dan pengeluaran barang dari gudang)
• Membuat laporan keuangan

5. Bagian Gudang

• Menukar barang dari konsumen serta membuat Surat pengeluaran barang

6. Pimpinan

• Menerima Surat pernyataan Utang dari pelanggan
• Menandatangani Surat Persetujuan Piutang untuk diberikan kepada konsumen