Sistem Informasi penjualan

Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.

INPUT SISTEM PENJUALAN:
• Order konsumen: Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan: Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment: Rangkap dari order penjualan yanf dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list: Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip: Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding: Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice: Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice: Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice: Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip: Slip setoran di bank.
• Back order: Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit: Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit: Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report: Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice: Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice: Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt: Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

OUTPUT SISTEM PENJUALAN
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.

Pengertian Penjualan Kredit

Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).
Banyak orang yang menyamakan istilah antara penjualan kredit dan penjualan angsuran. Sebenarnya semua penjualan angsuran bisa dikatakan sebagai penjualan kredit. Tetapi penjualan kredit yang pelunasannya hanya melalui dua tahap bukan merupakan penjualan angsuran. Dalam penjualan angsuran membutuhkan waktu untuk pelunasan yang relatif lama, maka ada kemungkinan pembeli tidak melunasi pembayarannya. Untuk menghindari hal tersebut, biasanya untuk melindungi penjual supaya tidak mengalami kerugian, maka saat membeli ada beberapa perjanjian antara lain :
1. Pada saat membeli disertai dengan meninggalkan jaminan ke penjual
2. Hak kepemilikan barang berpindah ke pembeli, kalau pembayarannya sudah lunas.
Sistem dan Prosedur Penjualan Kredit
Sistem dan prosedur merupakan hal mutlak dan sangat diperlukan demi kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu sebelum melangkah lebih jauh ke bagian-bagian selanjutnya, sebaiknya kita harus memahami dulu apa yang dimaksud dengan sistem dan prosedur.
Menurut Mulyadi (2001:15) yang dimaksud dengan sistem adalah ” Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.” suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin secara seragam transaksi perusahaan secara berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operations) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, buku besar.
Menurut Yujana (1994: 189) sistem adalah ”suatu jaringan menyeluruh dalam suatu perusahaanyang terdiri dari prosedur-prosedur yang terjalin secara serasi sebagai sarana agar penyelenggaraan suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.”

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order.
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit.
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi.
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

FLOWCHART PENJUALAN TUNAI DAN KREDIT

JOB DESCRIPTION

a.  Konsumen

· Menikmati hasil barang atau produk dari perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhannya atau pun keinginannya.

·    Memesan barang atau produk yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan kebutuhannya

b.  Makelar

·      Menetapkan perjanjian antara pembeli dan penual dari komoditas

·  Mendiskusikan syarat-syarat pembelian dan penjualan dari klien dan memberikan nasihat yang sesuai

c.  Gudang

· Melakukan perhitungan stok barang setiap minggu dan melakukan penyesuaian persediaan

·      Menyediakan barang pesanan pelanggan berdasarkan pemesanan penjualan

·      Menghitung dan mencatat barang yang dikirim dari pemasok

d.  Pimpinan / manajer

·    Membantu direktur untuk menentukan kebijakan baik kebijakan jangka pendek ataupun jangka panjang

·      Mengawasi kegiatan operasional perusahaan sesuai dengan standart perusahaan

·      Menerima laporan dari bagian gudang